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ミーティングの質を上げる

2020.09.15

みなさん、こんにちは。

今回はミーティングの質を上げるということを考えていきます。

 

 

ミーティングの一番の目的は「課題共有と解決」です。

そこを見失うとただの雑談となってしまいます。

お互いの貴重な時間を使ってミーティングを行なっているため、無駄のないものにしていきたいですよね。

 

 

では一体、無駄のないミーティングとはどういうことなのか考えていきます。

 

 

無駄のないミーティングとは‥

 

ミーティングは毎日10分間を目標に

毎日10分間ミーティングをすると効果があると言われています。

一般的に60分間ミーティングを行うと、そのうちの40〜50分は前回のおさらいになってしまいます。

 

そのため本題に入れるのは実質10分ほどです。それが週1回程度なので全然話が進みません。

 

毎日10分間のミーティングだと、情報共有が毎日なされているのでおさらいの時間はほぼなく、かつ毎日行なっているので進行が早いといったメリットもあります。

 

全体のミーティングだけではなくチームや部署ごとの小さな組織で行うことも非常に効果がある方法です。

 

 

 

資料は事前に用意・資料は簡潔に

書いてある資料を全て説明してしまうとミーティングの時間が余計に長くなってしまい集中力が切れます。

事前に資料を配布しておき、意見や質問を考えておいてほしいことを伝えておくとミーティング開始すぐに話し合いを行うことができます。

 

 

また、資料はできるだけ簡潔にして見る側の負担にならないようにしましょう。

字と表のバランスや、話す部分・書く部分のメリハリをつけるとグンと説明が分かりやすくなります。

 

 

予定時間を決める・大小ゴールを決める

 

最初にミーティングの終了時刻を告げましょう。時間が過ぎてしまった場合は、無理に時間を伸ばそうとはせず、違う時間や後日にしましょう。

 

時間をかければ良いミーティングになる訳ではありません。

全員が集中して臨める時間を把握して、無駄なミーティングにならないように時間を管理しましょう。

 

また、このミーティングの全体ゴールはどこなのか、今日はどんなことを決めたらゴールなのかなど、大きなゴールと小さなゴールを見据えて進めていくことが大切です。

 

ゴールのないまま話をしても本題から脱線してしまい話が進みません。

始めに全員がゴールの共通認識を持つことで話し合いの方向性が定まります。

 

 

ホワイトボードを活用

 

ホワイトボードを使うと、全体に向けてミーティングの目的と議題を明確にすることができます。

また議事録をとったり、意見を書いた付箋をホワイトボードに貼り付けて情報を共有したり使い方は様々です。

 

ホワイトボードを使うと無駄なく効率的にミーティングが進みます。

 

参考:life hacker (https://www.lifehacker.jp/2019/06/193419meeting_better_seven.html)

 

 

 

 

ミーティングの質が上がれば相乗効果で様々なメリットが出てきます。

職場環境を整えて良い成果を生み出しましょう。

 

 

 

ID-1では以上のようなミーティングの質を上げられる環境が整っています。

 

ミーティングスペース(Backbone)、ワークスペース(Cabin、Depot)はホワイトボードやPCディスプレイが付いております。その他、防音応接室(Abyss)もご用意しています。

 

バックボーン写真

 

ミーティングルーム_デポ

 

ミーティングルーム_デポ

 

アビス内観

 

 

ID-1では随時見学や相談を受け付けております。お気軽に電話・LINEでお問い合わせください。